Politique de protection des données personnelles - Employés du groupe Shell, prestataires et personnes à charge

La présente politique définit les données personnelles que nous collectons et pour quelles raisons, ainsi que vos droits à cet égard.

Que couvre la présente Politique de protection des données personnelles?

Chaque personne du groupe de sociétés Shell (« Shell » ou « nous ») est responsable de la protection des données personnelles d'autrui, ainsi que de celles de nos clients, partenaires commerciaux et fournisseurs.

Cette Politique de protection des données personnelles donne des informations sur les données personnelles traitées par Shell concernant les personnes qui sont ou ont été employés, stagiaires ou prestataires, ainsi que les personnes à charge d’un des employés de Shell (le « Personnel de Shell »).

Pour les clients consommateurs personnes physiques, les membres des programmes de fidélité de Shell, les visiteurs des sites Internet de Shell ou les utilisateurs des applications Shell, veuillez consulter la Politique de protection des données personnelles - B2C, à l’adresse suivante: https://www.shell.fr/privacy/b2c-notice.html.

Pour les candidats qui postulent à un emploi chez Shell, ou qui participent à un événement de recrutement ou réalisent une évaluation avec Shell, veuillez consulter la Politique de protection des données personnelles - Recrutement par le Groupe Shell, à l’adresse suivante: https://www.shell.fr/privacy/job-applicant-notice.html.

Des politiques de protection des données personnelles spécifiques ou complémentaires peuvent contenir des informations additionnelles sur la façon dont Shell traite vos données personnelles en lien avec des processus RH spécifiques (comme Open Resourcing, OneHealth IT et les programmes de mobilité internationale). Dans ce cas, ces politiques de protection des données personnelles vous seront communiquées séparément.

La présente Politique de protection des données personnelles explique quelles sont les données personnelles vous concernant que nous traitons, pour quelles raisons nous le faisons, combien de temps nous les conservons, comment y accéder ou les mettre à jour, ainsi que les options dont vous disposez à propos de celles-ci et où obtenir des informations supplémentaires.

Les catégories des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet.

Quelles données à caractère personnel vous concernant traitons-nous? Collecte des informations

Nous traitons les données personnelles nécessaires pour gérer la relation de travail, engager des prestataires et des stagiaires et offrir des avantages à certaines personnes à charge d'employés de Shell.

Ceci comprend les coordonnées personnelles, la date de naissance, la situation matrimoniale, la paie et les coordonnées bancaires, les informations sur les salaires et les avantages sociaux y compris les informations sur les bénéficiaires, les contacts d'urgence, les informations sur l’évaluation du travail, les informations requises pour vérifier que vous avez le droit de travailler dans les pays dans lesquels vous êtes engagé(e) et toute autre information nécessaire pour gérer la relation de travail, pour engager les prestataires et stagiaires et pour offrir des avantages à certaines personnes à charge d'employés de Shell (telles que les personnes à charge qui accompagnent un employé Shell pendant une mission d'expatrié).

Données personnelles sensibles

Nous traitons également certaines catégories spéciales de données personnelles (« données personnelles sensibles ») telles que les données relatives à la santé, à l'origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'orientation sexuelle, aux opinions politiques et à l'appartenance syndicale d'une personne. Nous traiterons ces données personnelles sensibles seulement lorsque cela est nécessaire pour se conformer à la législation sur l'emploi et la sécurité sociale, afin d’établir, faire valoir des demandes d’indemnisation ou défendre nos droits ou lorsque cela est nécessaire pour fournir un soutien et des conseils médicaux professionnels, afin de protéger les intérêts vitaux d'une personne (en cas d'urgence, par exemple), ou lorsque cela est nécessaire pour des raisons de santé publique ou lorsque la personne a donné son consentement explicite.

Nous ne traiterons vos données personnelles que lorsqu’il y a une raison légale de le faire.

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel:

  • Pour honorer nos obligations légales et règlementaires;
  • Pour des intérêts commerciaux légitimes (par exemple la gestion de l’évaluation du travail afin de nous assurer que nous avons un personnel qualifié et compétent; ou à des finalités de sûreté et de sécurité pour veiller à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder à certains sites ou biens; ou la gestion des litiges et la défense de nos droits); ou
  • Lorsque nous avons reçu votre consentement explicite.

Veuillez noter qu'en règle générale, Shell ne sollicite, ni ne se base sur le consentement du Personnel de Shell pour le traitement des données personnelles. Il existe cependant des circonstances limitées où le consentement est requis, tel que lorsque la législation applicable l'exige.

Les données personnelles demandées au Personnel de Shell sont le minimum requis pour satisfaire aux exigences légales et/ou contractuelles et pour offrir la possibilité de participer à des programmes ou pour proposer un avantage. Omettre de nous fournir les informations demandées peut limiter votre capacité à rester employé, stagiaire ou prestataire ou à participer à un programme ou bénéficier d'un avantage.

Dans les cas où le traitement repose sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Les traitements réalisés avant le retrait du consentement resteront valides. Le retrait du consentement peut toutefois limiter votre capacité à rester employé, stagiaire ou prestataire, ou à participer à un programme ou bénéficier d'un avantage.

Les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel.

À quelles fins traitons-nous vos données personnelles?

Nous traitons les données personnelles couvertes par cette Politique de protection des données personnelles pour les finalités suivantes:

  • Ressources humaines, gestion du personnel, exécution des processus commerciaux, gestion interne, rapports de gestion, analyse et développement organisationnels - notamment la planification budgétaire, financière et organisationnelle, l’administration, la rémunération, la gestion de la performance;
  • Santé et sécurité - notamment la protection de la santé du personnel de Shell, la santé et la sécurité au travail, la protection des actifs et du personnel de Shell, l’authentification du statut du personnel de Shell et les droits d’accès; ou
  • Conformité légale et/ou réglementaire – tel que la conformité aux exigences légales ou réglementaires.

Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour des finalités accessoires étroitement liées, comme:

  • le stockage, la suppression ou l’anonymisation de vos données personnelles;
  • la prévention des fraudes, les audits, les enquêtes, la résolution de différends, les assurances, les litiges et la défense de nos droits; ou
  • les études statistiques, historiques ou scientifiques.

Suivi

Toutes les activités sur l'équipement informatique de Shell et/ou quand vous êtes connecté à un réseau Shell peuvent être surveillées pour des finalités commerciales légitimes.

Tous les membres du Personnel de Shell reçoivent un badge d'accès qui permet à Shell d'enregistrer la date, l'heure et les points d'accès des personnes se déplaçant dans les locaux et biens de Shell. Les données provenant des systèmes d'accès et de sécurité sont utilisées:

  • Pour la santé, la sécurité et la sûreté, pour empêcher la fraude et notamment pour protéger les actifs et le personnel de Shell, ainsi que les visiteurs des locaux de Shell;
  • Pour la conformité aux obligations juridiques et réglementaires, notamment lorsqu’une obligation juridique nous impose de fournir des informations au gouvernement/à toute autorité publique compétente;
  • Pour surveiller (sur une base agrégée) le nombre de personnes entrant et travaillant dans un local de Shell pour la planification des ressources humaines et des biens immobiliers; et
  • Uniquement pour les prestataires (non applicables aux employés de Shell): la date et l'heure de leur entrée dans et de leur sortie des locaux de Shell, pour des finalités de gestion financière et de contrôle.

La plupart de nos locaux et de nos sites sont équipés de caméras de surveillance. Lorsque des caméras de surveillance sont utilisées, une information à ce sujet est présente sur le site. Les caméras de surveillance sont utilisées pour des finalités de sûreté et sécurité, en particulier pour la protection des biens de Shell, du personnel de Shell et des visiteurs des locaux de Shell. Toutes les images sont systématiquement supprimées après une période ne pouvant excéder un mois à moins d'un incident de sûreté ou de sécurité, d'une activité criminelle présumée ou réelle, auquel cas elles peuvent être consultées par des équipes d'enquête Shell internes et par les autorités publiques compétentes (notamment les forces de l'ordre) si elle sont requises dans le respect des exigences légales.

Vérification

Afin de se conformer aux obligations légales et réglementaires, de protéger les biens et les employés/prestataires/stagiaires de Shell et, en particulier, de s'assurer que Shell se conforme aux lois sur le contrôle du commerce, la lutte contre le blanchiment d'argent et/ou la lutte contre la corruption et toute autre obligation légale, nous procédons à une vérification préalable de tous les employés/stagiaires et prestataires de manière périodique. Cette vérification est réalisée par rapport à des listes de sanctions accessibles au public ou publiées par les pouvoirs publics, qui sont comparées aux informations détenues par Shell à votre sujet (par exemple dans le registre Conflit d'intérêts – voir ici pour plus d'informations).

Les données personnelles recueillies lors de cette vérification ne donnent lieu à aucun profilage ni aucune prise de décision automatisée quant à la pertinence du maintien d'un emploi, d'un stage ou d'un engagement en tant que prestataire.

Qui est responsable des données à caractère personnel collectées?

Société des Pétroles Shell, Tour Pacific – La Défense, 11/13 cours Valmy, 92800 Puteaux, France, est responsable du traitement de vos données personnelles (y compris celles des personnes à charge), conjointement avec ses filiales du groupe de sociétés Shell.

Dans le cas de prestataires personnes physiques: la société au sein du Groupe Shell qui a engagé vos services individuellement ou conjointement avec ses filiales au sein du groupe de sociétés Shell, et votre société/votre employeur/votre contractant externe.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Avec qui allons-nous partager les données personnelles?

Vos données personnelles sont exclusivement traitées pour les finalités mentionnées ci-dessus et seront seulement partagées, si cela est strictement nécessaire, avec:

  • D'autres sociétés du groupe de sociétés Shell, y compris celles qui pourraient se trouver en dehors de votre pays;
  • Des tiers autorisés, fournisseurs de services, auditeurs externes et/ou sous-traitants de Shell; et
  • Toute autorité publique compétente, administration, notamment fiscale lorsque la ou les sociétés Shell concernées se conforment à une obligation légale ou réglementaire ou lorsque cela est autorisé par la législation applicable; ou
  • Tout tiers à qui Shell propose de transférer tout ou partie de ses droits et/ou obligations.

Vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de votre pays, sous réserve de mesures de protection adéquates.

Transferts de vos données personnelles dans d’autres pays

Lorsque vos données personnelles ont été transférées à des sociétés du Groupe Shell et/ou des tiers autorisés situés hors de votre pays, nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et légales pour garantir que vos données personnelles sont exclusivement traitées pour les finalités mentionnées ci-dessus et que des niveaux de protection adéquats ont été mis en œuvre afin de protéger vos données personnelles. Ces mesures comprennent des règles d'entreprise contraignantes pour les transferts au sein du groupe Shell et pour les entreprises dans l’Union européenne, les mécanismes de transfert approuvés par la Commission européenne pour les transferts vers des tiers. Vous pourrez trouver un exemplaire des règles d’entreprise contraignantes sur www.shell.fr/privacy.html ou en contactant privacy-office-SI@shell.com.

Sécurité de vos données à caractère personnel

Nous avons mis en œuvre une technologie et des politiques dans le but de protéger vos données personnelles de tout accès non autorisé et d'une mauvaise utilisation; nous mettrons à jour ces mesures lorsqu'une nouvelle technologie sera disponible, le cas échéant.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Toutes les informations, y compris les données personnelles, sont gérées conformément aux normes du Groupe Shell sur la gestion des informations et des enregistrements et supprimées en toute sécurité lorsqu'elles ne sont plus nécessaires pour des finalités commerciales légitimes ou juridiques.

Hormis quelques exceptions requises pour se conformer aux obligations légales applicables:

  • Les informations contenues dans les dossiers du personnel sont conservées pendant une période maximale de 10 ans après la cessation de votre emploi;
  • Les informations relatives aux prestations de retraite peuvent être conservées pendant une période maximale de 99 ans à compter du début de l'emploi;
  • Les données personnelles collectées dans le cadre de la vérification par rapport aux sources publiques disponibles et aux listes de sanctions accessibles au public ou publiées par les pouvoirs publics sont conservées pendant une période maximale de 15 ans à compter de leur première collecte;
  • Les noms, la date, l'heure et les points d'accès de toutes les personnes entrant dans les locaux de Shell sont conservés pendant 3 ans à compter de chaque accès;
  • Lorsqu'un salarié a été licencié ou quand lorsqu’un contrat est résilié pour faute (notamment pour violation des consignes Shell Life Saving Rules ou du Code de conduite de Shell), ces informations sont conservées jusqu'à 30 ans après le licenciement/la résiliation.

Dans tous les cas, des informations peuvent être conservées pendant (a) une période plus longue s'il existe une justification légale (auquel cas elles seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour répondre aux exigences légales ou réglementaires) ou (b) une période plus courte si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et qu’il n'existe aucune raison légitime de les conserver.

Vos droits et comment les exercer.

Vos droits à l’égard de vos données personnelles

Notre but est de veiller à ce que les informations que nous détenons à votre sujet soient aussi exactes que possible. Vous pouvez demander:

  • L’accès à vos données personnelles;
  • La correction ou la suppression de vos données personnelles (uniquement si elles ne sont plus nécessaires pour des finalités commerciales légitimes);
  • La restriction du traitement de vos données personnelles; et/ou
  • La réception des données personnelles qui vous concernent et que vous avez communiquées à Shell, d'une manière structurée, sous forme numérique à transmettre à un tiers, si cela est techniquement faisable.

Pour les personnes qui ont accès aux services RH en ligne, vous pouvez accéder à vos données personnelles sur: https://hronline.shell.com/.

Si vous n’y avez pas accès, veuillez contacter votre conseiller RH local. Si vous êtes un prestataire, veuillez vous adresser à votre société/votre employeur/votre contractant externe. Pour les anciens employés ou les personnes à charge, veuillez contacter privacy-office-SI@shell.com.

Qui pouvez-vous contacter si vous avez une question, une préoccupation ou une réclamation au sujet de vos données personnelles?

Pour tout problème, question ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Privacy-Office-SI@shell.com.

Vous pouvez aussi contacter le Bureau de la protection des des données personnelles du Groupe Shell à Shell International B.V. La Haye, Pays-Bas - N° au Registre du commerce: 27155369 Adresse postale: PO Box 162, 2501 AN, La Haye.

Si vous n'êtes pas pleinement satisfait du traitement de vos données personnelles par Shell, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés située 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France, ou de l'organisme néerlandais de protection des données personnelles, situé à l'adresse suivante: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, La Haye, Pays-Bas. Pour plus de précisions, veuillez vous rendre sur les sites suivants https://cnil.fr ou https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

La présente Politique de protection des données personnelles

Modifications de la présente Politique de protection des données personnelles

La présente Politique de protection des données personnelles est susceptible d'être modifiée au fil du temps. Nous vous recommandons d'examiner régulièrement cette Politique de protection des données personnelles pour être informé(e) des éventuelles modifications. La présente Politique de protection des données personnelles a été mise à jour en octobre 2021.